21 april 2022

SIEV partner CleanJack zet met GRIP Facility in op next level digitalisering

Hoe mooi is het als twee automatiseerders in facilitaire dienstverlening samen mogen werken aan hetzelfde project bij een grote opdrachtgever. En als partijen dan ontdekken dat door systemen te koppelen schoonmaakbedrijven en opdrachtgevers veel beter bediend kunnen worden! Stephan Simons en Niels van den Berg vertellen enthousiast over het begin van hun samenwerking bij Schoonzorg in Amsterdam. Hier werd de kiem gelegd voor een unieke samenwerking in de schoonmaak.

“In een ambitieus tijdsbestek moesten GRIP Facility en CleanJack een geïntegreerd systeem opleveren”, vertelt Stephan, directeur van GRIP Facility. “Een systeem waarin calculaties, planningen en roosters voor schoonmaak worden gemaakt, werkorders worden geregistreerd en vervolgens de facturatie en de verloning van personeel wordt aangestuurd. Verloning precies volgens de schoonmaakcao. En dat alles binnen een tijdsbestek van zo’n vier  maanden.” “Een project met een spannende tijdslijn, helemaal als de opdrachtgever maatwerk vraagt”, vult Niels aan, directeur van CleanJack. “Het pakte goed uit, omdat de systemen van GRIP Facility en CleanJack complementair zijn. De samenwerking verliep vanaf het eerste moment constructief en prettig. GRIP Facility en CleanJack zijn gespecialiseerd in digitalisering in de schoonmaak. We spreken dezelfde taal.”

Schoonmaakautomatisering naar hoger plan
Tijdens het gezamenlijke project viel het Niels en Stephan op dat er meer raakvlakken zijn. GRIP Facility en CleanJack gingen vervolgens aan tafel om de raakvlakken in kaart te brengen. “Door modules uit GRIP Facility en CleanJack slim te koppelen, maken we de cirkel van digitaal contractmanagement en schoonmaakautomatisering rond. Er ontstaan waardevolle inzichten. Niet eerder werden een contractmanagementsysteem en een procesmanagementsysteem op deze manier gecombineerd. Opdrachtgevers en opdrachtnemers kijken naar dezelfde dashboards, monitoren dezelfde KPI’s, werken met dezelfde kwaliteitmeetsystemen en verkorten de lijnen tussen de planning en de uitvoering. CleanJack’s communicatieoplossingen met de werkvloer zijn hierbij een uitkomst!”

Betere samenwerking opdrachtgevers én -nemers
Volgens Van den Berg en Simons leveren gedeelde inzichten een betere samenwerking op tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Er ontstaat transparantie en vertrouwen. Een voorbeeld: aandachtspunten die bij een kwaliteitsmeting naar voren komen, staan dezelfde dag in de schoonmaak-app van de medewerker en worden getoond op de displays van de CleanJack-terminals, waar schoonmakers zich aan- en afmelden. Zo worden aandachtspunten opgelost, voordat ze problemen worden.

Het gecombineerde systeem van GRIP Facility en CleanJack bestaat uit 5 modules:

  1. calculatie en takenplanning
  2. roosterplanning, communicatie, registratie van uitgevoerde taken en bestede uren
  3. procesmonitoring, kwaliteitbeheersing en KPI-monitoring
  4. aansturing van facturatie en verloning
  5. analyse en optimalisatie

De modules kunnen ‘stand alone’ en gecombineerd gebruikt worden.

GRIP Facility en CleanJack hebben ook koppelingen met FMIS-systemen, administratieprogramma’s en salarissystemen. Ruimtestaten van FMIS systemen worden gematcht met een calculatie in GRIP, taken uit FMIS-systemen worden automatisch ontvangen en kunnen direct worden ingepland. Uitgevoerde werkzaamheden worden automatisch gefactureerd. De verloning van medewerkers kan direct, conform de schoonmaakcao, worden uitgevoerd.

Dezelfde doelgroepen
Tijdens de brainstormsessies werd het Simons en Van den Berg snel duidelijk dat zij in Nederland en België veel vergelijkbare klanten bedienen. Denk aan schoonmaakbedrijven, zorginstellingen, onderwijsinstellingen, overheid, openbaar vervoer, kantoren, hotels en bungalowparken, grote VVE’s en winkelcentra. Voor al deze bedrijven en instellingen ontstaan nieuwe inzichten door data uit verschillende systemen te combineren.

CleanJack en GRIP Facility op Interclean
Tijdens de Interclean-beurs in Amsterdam van dinsdag 10 tot en met vrijdag 13 mei presenteren CleanJack en GRIP Facility zich samen op stand 05.524, op de hoek van de Robot Arena. Het belooft wederom een fantastisch evenement te worden. Adviesbureau ATIR organiseert samen met Interclean het Facility Inspiration Event, Stephan Simons is een van de sprekers, want digitalisering in de schoonmaak neemt een vlucht. Wie werkzaam is in de facilitaire dienstverlening, mag dit evenement niet missen!