Was gisteren bij een grootgrutter en kreeg kortsluiting in mijn hoofd bij het zien van alle slogans zoals “De hoogste kwaliteit voor de laagste prijs!”. Dat is voor mij zo tegenstijdig als: de laagste kwaliteit voor de hoogste prijs”.  Onze hersenen zijn liever lui dan moe. Zij raken makkelijk oververhit bij zulke tegenstrijdigheden. Bij aankoop beslissingen nemen we vaak de sluiproute. Uiteraard geldt dat niet voor u, u bent daar namelijk ervaren genoeg voor om u niet in de luren te laten leggen.

In de schoonmaakbranche kennen we bij aanbestedingen het begrip “EMVI”. Dat staat voor Economisch Meest Verantwoorde Investering. Mooie term, maar welke uitleg moet ik daarbij zien?

Een rondgang door Google leerde mij dat er veel mogelijk is bij EMVI.

Ik word er niet vrolijk meer van. Voorheen was het ook niet makkelijk, want je moest veel met de hand doen en dan maak je wel eens een fout(je). Nu heb je naast je calculatie ook nog een weging in secundaire zaken, die doorgaans voor 30 – 40% meewegen, zodat de laagste prijs geen haalbare kaart meer wordt. Want de uitvraag is ook aandacht voor de door de klant gedefinieerde primaire en secundaire voorwaarden. En die moeten hoe dan ook, ergens door betaald worden.

En als ik dan sommige offertes voorbij zie komen, samengesteld door een romanschrijver en ter dikte van een telefoonboek, vraag ik mij wel eens af of we geen werk aan het creëren zijn voor de inkoopafdeling. Natuurlijk moet een bedrijf een goed bestek opstellen, de inkoper moet ervaren zijn en op de hoogte van de ontwikkelingen, maar na de gunning moet je het gaan controleren.

En hoe meet je zaken die nog ijler zijn dan warme lucht? Natuurlijk zie je veel rekenmodellen met kengetallen en/of zaken met certificering. Maar stel dat je in je offerte belooft 50% vrouwen in te zetten (ik verzin even iets), dan is dat een leuke toezegging. Maar hoe maak je dat hard? Want als de vrouwen die job helemaal niet willen invullen, kan je wat mij betreft de maan blauw maken als belofte. (film Smurfen deel 1).

Ik heb in een eerdere column al opgemerkt dat als we verkopen de hoogste prijs vanzelfsprekend is voor onze producten, maar als we gaan inkopen gelden ineens andere principes en wegingen. Natuurlijk maak je veel goed door scherp in te kopen. Maar als je continu de laagste prijs inkoopt, hoe garandeer je dan jouw hoogste kwaliteit?

En dan zie je ook de vreemdste afwegingen. Dat er veel geld wordt neer geteld voor een koffieservies voor de directie dat amper gebruikt wordt, maar vlot de kosten van 2 maanden extra uitbreiding op het schoonmaakcontract overtreft. Er komt een schilder om wat muren te verven en te repareren, maar de kantinevloer in de was zetten… Luxere toiletpapier voor de directie maar schuurpapier voor het magazijntoilet.

Maar hoe stop je nu de race naar beneden? Hoe komen we aan een verantwoord inkoopmodel van onze diensten. Ik heb geen idee. U wel? Want als alle leden van SieV als voorbeeld afspreken om bij schoonmaak offertes niet lager in te schrijven dan zeg 25 euro per uur, weten wij allemaal dat er genoeg bedrijven, zowel in als buiten SieV constructies in elkaar gaan zetten om daaronder te komen. En ja, als je 9 of 10 van de 10 offertes misloopt omdat je te duur bent, ga je toch nadenken. En dus lager inschrijven.

Maar we houden ons allemaal voor de gek. We weten allemaal dat als je kleding koopt dat dit bijna 2 tot 3 keer de inkoopprijs is wat we ervoor betalen. Of dat als we merkkleding voor een prikkie kopen er iets niet klopt aan het kledingstuk. Een nieuwe gsm kopen voor 1.000 euro terwijl in China er slechts 125 euro aan middelen en manuren in zitten.

We gaan uit eten en betalen 50-60 euro voor een driegangen maaltijd met een glaasje wijn, waar, als je het terug rekent, flink aan verdiend wordt.  Maar we speuren allemaal het internet af naar de goedkoopste deals. En als dat nou de oplossing was, dan is iedereen tevreden. Maar nee, we kopen iets in voor een prikkie en gaan dan zeiken over de kwaliteit.

Ik houd wel van die oude boerenslimheid. Vroeger deed het Rijks Inkoop Bureau (R.I.B.) het altijd zo. Nodigden 5 schoonmaakbedrijven uit voor een aanbesteding. Daarbij werd duidelijk vermeld dat de hoogste en de laagste aanbieder altijd afvielen. Dan bleven er drie bedrijven over waar tussen een keus gemaakt werd. Hoe zij die keus maakten weet ik niet, maar het voelde goed. Oja, en drie keer te hoog of te laag ingeschreven en je werd uitgesloten voor een bepaalde tijd aan aanbestedingen.

Ook zie ik nu aanbestedingen in de markt komen met een ondergrens. Daar is goed over nagedacht, maar hopelijk heeft degene die het bestek opmaakte ook verstand van zaken. Want als de accountant uitrekent wat je aan schoonmaak mag besteden, gaat dit ook niet lekker worden in de uitvoering.

Zoals ik al in eerdere columns schetste, schoonmaak is het stiefkindje en sluitpost van iedere begroting. Men doet schoonmaak er even bij maar het mag niet te veel kosten want dat gaat weer af van het budget. En ik begrijp budgets maar al te goed. En ja, dan moet men wel eens schipperen. Maar als ik nu om mij heen al meer dan 30 jaar hoor dat iemand een opdracht kwijt is geraakt omdat iemand het goedkoper doet, dan vraag ik mij heel veel zaken af. Alles wordt duurder, schoonmaken is nog steeds voor het overgrote merendeel mensenwerk en machines worden ook wel eens ietsje duurder. Waar zit dan de winst nog in als je goedkoper gaat werken.

Wat is dan de ondergrens in aanbestedingen. Moeten we dan echt nog 16 euro per uur aanbieden en ergens anders dan separaat het toezicht ad 35 euro per uur in rekening brengen, Dan 10 uur in rekening brengen en maar 1 uur maken? Zeg niet dat het niet gebeurt, want het gebeurt. En het is natuurlijk niet allemaal kommer en kwel. Maar makkelijk is het zeer zeker niet.

Want de hoogste kwaliteit voor de laagste prijs, kan gewoon niet. Laagste prijs voor een redelijke kwaliteit, misschien wel.