Zo maar een artikel op een site, wat een spannende lading brengt het mee. Ik heb het artikel dus direct doorgelezen en om het kort samen te vatten: een onderzoeksbureau heeft in de periode 2018-2020 224 aanbestedingen onderzocht. En alhoewel er nergens een uitkomst of conclusie valt te lezen, is er volgens de schrijfster een verdacht patroon zichtbaar.

Quote “Eén aanbieder nam een intermediair in de arm en won met behulp van deze intermediair vervolgens vijf van de tien aanbestedingen. De onderzoekers stellen dat de winkans onevenredig hoog uitvalt bij de inzet van deze intermediair en spreken van een significante afwijking. Nader onderzoek is volgens het PPRC gewenst.” Einde quote.

Als nou iemand denkt dat ik van dit nieuws schrik of van mij stoel val, dan heeft diegene het mis. Dit is een hardnekkig terugkerend gerucht, waar iedereen in de branche kennis van heeft of op z’n minst een duidelijke mening over kan afgeven. En… waar niemand zijn of haar vingers aan wil branden. Dit en nog meer bijzondere zaken spelen in de mistige wereld die aanbestedingen heet. Daarbij wil ik zeker nu niet gelijk alle intermediairs over één kam scheren; dat gaat ook mij te ver.

Verleden en heden: is er wat veranderd?
Toen ik als jochie door mijn vader betrokken werd bij het leerproces van aanbestedingen, wat destijds het R.I.B. heette, wist mijn vader binnen een half uur en soms sneller of de opdracht al weg was en wie hem had gekregen. Talloze weddenschappen heb ik zo verloren.

Kunnen we na dit artikel concluderen dat het aanbestedingsproces heden ten dage nog niet geheel onpartijdig verloopt? En zo ja, wat ik nou jammer vind, wat doen wij er als branche aan? Helemaal niets!

Beste stuurlui staan aan wal en blijven daar
Ik heb na meer dan dertig jaar in deze branche met veel directeuren, sales managers en vele collega’s op de werkvloer over dit onderwerp gesproken. Telkens worden de schouders opgehaald, driftig mee geknikt of komen de sterke verhalen en meest hardnekkige geruchten weer over de bühne. Ofwel: iedereen weet er iets van, vindt er wat van, kan ook uit ervaring spreken, maar niemand stak en steekt vervolgens zijn nek uit. Want was het adagio? Hij die als eerste zijn nek uitsteekt, verliest de volgende aanbestedingen. En ja, daar beginnen we niet aan. Ofwel: als schoonmaakbranche zijn we er debet aan dat we de frustraties, al dan niet terecht, in stand houden en doen er vervolgens ook gewoon aan mee.

Blijkbaar hebben deze intermediairs zoveel macht en invloed dat iedereen op eieren loopt als het gaat om het grote spel dat aanbestedingen heet. Want als je er een voor de schenen schopt, heb je de komende vijf jaar (als het mee zit) geen enkele kans meer op een gunning.

Wat te doen?
Nu doen niet veel leden van branchevereniging SieV aan deze stoelendans mee, ook door andere oorzaken. Dus van onze zijde komen vooralsnog geen oplossingen anders dan dat SieV-leden gewoon niet meedoen en dus er niet over kunnen meepraten. Maar het is en blijft een probleem, wat niet goed is voor het imago van de schoonmaakbranche in het algemeen.

Ik had er ooit eens een goed gesprek over met Martin Worsdorffer (Tweede Kamerlid  VVD), Ruud Balje (voorzitter van de VOCC) en Roy Odekerken (oud-bestuurslid van SieV en jurist/bestuurslid VOCC). Martin schrok van de heftigheid van de gegeven informatie, die wij destijds op tafel legden. Helaas was ook dit weer iets wat verloren ging, toen Martin een andere portefeuille kreeg toegewezen.

Martin beschouwde onze informatie als een lont in een kruitvat, want de Aanbestedingswet was daar niet voor gemaakt. De wet was gericht op transparantie, eerlijkheid, het gelijke-monniken-gelijke-kappen-principe en kansen voor het mkb. Na ons relaas was het hem wel duidelijk, dat deze Aanbestedingswet zijn doel niet alleen ver voorbij was geschoten, maar dat de bal en het doel in verschillende stadions lagen.

Het mkb, en dan doel ik nu op bedrijven met een omzet tussen de € 2 en 10 miljoen, moet zijn inzet op een aanbesteding zeer zorgvuldig overwegen, wil deze kans maken. Daarmee doel ik natuurlijk niet op schoonmaakbedrijven, die geselecteerd worden op allerlei zaken als uitvoering van de Participatiewet, de hoeveelheid mensen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt et cetera.

Schoonmaakbedrijven die geen ‘kruiwagen’ hebben, dienen intermediairs in te huren voor behoorlijke bedragen om zodoende enigszins kans te maken op een serieuze kans op gunning van een werk. Zoals in de genoemde quote staat gemeld, met een intermediair vergroot je de kansen op gunning. Is dat legaal? In mijn beleving wel.

Kiezen en gekeurd worden of beter ‘to be or not to be’
Maar er speelt veel meer, het is niet alleen de inschrijving of de routing ernaar toe. Na de gunning begint pas het echte werk. Dan komen de serieuze zaken aan het licht, want in veel gevallen blijken de intermediairs ook de keurende instantie te zijn. Daarover zullen ook veel collega’s tijdens een informeel gesprek gekscherend zeggen, dat je bij vier keuringen per jaar er al minimaal één moet afschrijven als verlies. De kosten van de herkeuring zijn bijna altijd voor rekening van het schoonmaakbedrijf. Is de relatie tussen het schoonmaakbedrijf en de keurende instantie niet optimaal? Of ben je vergeten mee te lopen met een keuring (of in het ergste geval ook niet uitgenodigd)? Dan trap je op de spreekwoordelijk lange tenen van het bureau. Dat vergroot de kans aanzienlijk dat je in aanmerking komt voor twee afkeuringen achter elkaar. En in dit geval zijn de contractueel vastgelegde boetes niet voor de poes.

Verhalen gaan ook de ronde dat intermediairs zich gedwongen voelen om eens in de zoveel tijd een afkeuring te geven, want ja, wat is anders de meerwaarde voor de klant om jou aan te houden? En wie kan intermediairs bij naam noemen, die het voor het schoonmaakbedrijf opnamen als de kwaliteit niet ter discussie stond, maar de klant die de samenwerking met het schoonmaakbedrijf wilde stoppen, had meerdere afkeuringen nodig.

Of een rayonmanager die uit onvrede vertrekt bij een schoonmaakbedrijf om vervolgens als inspecteur bij een intermediair keuringen te gaan lopen. Wat denk je dat de uitslag was als de oud-rayonmanager bij haar oude werkgever een pand kwam keuren? Sterke verhalen? Zeg het maar.

Ik heb dit zelf wel aan den lijve ervaren. Ik wist dat een bepaalde inspecteur was aangewezen voor mijn panden, dat had ik steevast een afkeur te pakken. Dat was gewoon het verdienmodel tussen opdrachtgever en intermediair. En daar is geen kruid tegen gewassen.

En nu?
Het is een ingewikkelde materie, ik zie dit probleem nooit of niet snel verdwijnen, ondanks alle keurmerken, diploma’s met stempels, de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en noem maar op. Het probleem oplossen door een vorm van objectieve controle zou wel wenselijk zijn om de zweem rond aanbestedingen en intermediairs weg te nemen. Voor de hele branche, ook voor klanten. Al is het alleen om het kaf van het koren te scheiden bij de intermediairs (als dat aantoonbaar is) én om ervoor te zorgen, dat schoonmaakbedrijven zich niet geremd voelen om mee te doen, omdat ze het gevoel hebben niet op de juiste merites gewaardeerd te worden ofwel geen of minder kans maken. Dragen openheid en communicatie bij aan minder inkoopmacht?

Iets wat nu onoplosbaar lijkt, wil niet zeggen dat we het dan maar voor altijd moeten accepteren. Het ligt niet alleen aan die enkele intermediair. Zolang klanten en opdrachtnemers aan deze stoelendans meedoen, zijn er altijd partijen die deelnemen. Die hopen er, ondanks alles, wat aan te verdienen. Ben jij verstandig en doe jij het niet, dan maak ik misschien een betere kans op die interessante aanbesteding.

Maurice Rutgrink,
voorzitter mkb-branchevereniging SieV Schoonmaken Is Een Vak
directeur-eigenaar All Cleaning Solutions